В первую очередь, конечно же, сдать баланс предприятия за прошедший год.
Но кроме этого, в глубине души бухгалтер надеется, что в новом году наконец-то удастся так организовать работу, чтобы мелкие и рутинные дела не занимали все рабочее время.

Бухгалтер хотел бы, чтобы оставалось время для чтения периодики, контроля за изменениями в законодательстве, да и просто время спокойно подумать над проблемами учета. Очень часто эти надежды, связанные с планами автоматизации учета в бухгалтерии с помощью «хорошей программы», так и остаются нереализованными из-за того, что такая программа не была найдена.

Вместе с тем, хорошая программа для автоматизации бухгалтерского учета, настроенная и адаптированная под нужды предприятия, действительно может стать тем эффективным рычагом, с помощью которого бухгалтер сдвинет неподъемные «завалы» в своей работе.
Как же выбирать программу автоматизации учета?

Прежде всего перечислите все самые трудоемкие и проблемные участки (задачи учета) в работе бухгалтерии. После этого сформулируйте тот идеальный результат, который бы вы хотели достичь по каждой из них. В дальнейшем используйте эти материалы при знакомстве с описанием программы. Например, по каждому пункту можно записывать оценку программы в баллах, что позволит в дальнейшем сравнивать различные варианты. Такую оценку разных программ лучше всего делать единообразно, но на разных листках, так чтобы давая оценку новой программе по каждому пункту, вы не видели оценок, которые дали другой программе. Хорошо, когда такие оценки дают два, три человека, независимо друг от друга.

В деятельности предприятия могут происходить изменения: может измениться численность работников, будет освоен новый вид деятельности, возрастет товарооборот. В результате могут появиться новые «проблемные» участки учета.

Оцените программу с учетом возможных изменений на предприятии. Кроме того в ожидании будущих перемен разумно поинтересоваться, а какие еще программы могут использоваться совместно с той, которую вы собираетесь купить.

В этом смысле лучше покупать у разработчиков, представляющих на рынке широкий спектр программ по всевозможным участкам учета.

В качестве примера можно привести комплекс бухгалтерских программ «Анжелика» фирмы «Golden Software»:

В том случае, когда у вас очень большое предприятие, может быть разумнее вести переговоры о разработке или адаптации существующей программы или программ специально для вас.

Проблемы при эксплуатации программ часто связаны с тем, что воспользовавшись «советом соседа» через некоторое время обнаруживают, что попали в одну из следующих ситуаций:

1. выбрана не та программа, она не позволяет эффективно решать задачи учета на конкретном предприятии. Программа для таких задач не предназначалась и в подобных условиях никогда не использовалась;
2. бухгалтера не представляют возможностей программы и не используют ее в полной мере. Программа вместе с компьютером или компьютерами в сетевой версии используется как большой калькулятор, который сбивает цифры в столбик, хотя и это уже реальная помощь, так как бухгалтер освобождается от рутинной работы.

Значительно хуже, если сразу куплена (или позаимствована с нарушением авторских прав на «пиратском» компакт диске) программа, которая не может эффективно использоваться на предприятии.

Чтобы этого избежать попросите показать демонстрационную версию программы. Подробно опишите свои проблемы учета и попросите объяснить как их можно решить. Узнайте, где ещё эксплуатируется программа.

Входит ли в стоимость программы выезд специалистов на ваше предприятие для проведения консультаций, установки программы на ваших компьютерах и обучение сотрудников. Если да, то сколько таких выездов предусматривается и какова их продолжительность.

Помогут ли Вам специалисты в настройке программы под нужды предприятия. Больше всего проблем у бухгалтеров связано с настройкой расчета налогов.

Возможны ли и в течение какого времени консультации по вопросам эксплуатации программы по телефону («горячая линия»).

Снабжается ли программа руководством для пользователя и в каком виде оно предоставляется пользователю - книга, дискета, компакт диск и т.д. Удобнее пользоваться руководством в виде книги.

Большинство существующих программа учета могут адаптироваться к изменениям в законодательстве. Однако это требует перенастройки программы, а в отдельных случаях может понадобиться ее полная замена на новую версию.

Чтобы не оказаться заложником, узнайте сколько стоит замена на программу более новой версии.

Необходимо также выяснить, является ли поставщик программы разработчиком или дилером, если поставщик является дилером, то какие гарантии разработчика программы и возможности по приобретению новых версий распространяются на вас.

Необходимость в этом может возникнуть если в бухгалтерии есть несколько рабочих мест.
Кроме этого из-за сбоев в электрической сети или по другим «техническим» причинам (замена или модернизация компьютера, в частности) может потребоваться переустановка программы.

Политика различных фирм-разработчиков по этому вопросу существенно различается. Некоторые продают всего 2 - 3 установки программы (независимо от причин их вызвавших). Другие продают лицензию на определенный срок. Вместе с тем есть фирмы-разработчики не ограничивающие количество установок у одного пользователя.

Что касается стоимости программы, то учитывая результаты её оценки по всем упомянутым выше аспектам, здесь у каждого достаточно своего жизненного опыта и здравого смысла.