Данная страница является статическим представлением статьи, расположенной на сайте http://gsbelarus.com
Динамический адрес страницы: ../modules.php?name=News&file=article&sid=56
Категория страницы: Программа; Тема: Бухучет
Перейти к оглавлению.

Текущая бухгалтерская работа и стандартные бухгалтерские отчеты

Текущая бухгалтерская работа заключается в сборе сведений о фактах хозяйственной деятельности и в регистрации этих фактов в информационной базе путем ввода документов, с использованием типовых операций и ввода операций вручную. Пакет разнообразными способами облегчает текущую работу бухгалтеров. Ввод отдельных видов документов может быть поручен сотрудникам других подразделений предприятия. Для просмотра результатов текущей бухгалтерской работы предназначены стандартные отчеты. По своей сути стандартные отчеты являются комплектом интерактивных документов — эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных бухгалтерского учета в текущей работе. Использование стандартных отчетов позволяет оперативно чередовать ввод новых хозяйственных операций с просмотром бухгалтерских итогов — можно увидеть, как новая операция повлияла на данные бухгалтерского учета, скорректировать раннее введенную хозяйственную операцию. Благодаря этому создаются условия для быстрого обнаружения и исправления ошибки пользователя.

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни предприятия

Способ регистрации фактов хозяйственной жизни с помощью документов является в во всей системе основным.

Обычно документ информационной базы позволяет распечатать свой бумажный аналог, который может участвовать в бумажном документообороте организации.

При использовании всех способов регистрации хозяйственных фактов формируются бухгалтерские проводки, которые доступны для просмотра через журнал хозяйственных операций. Происхождение каждой проводки в журнале узнать довольно просто: двойным щелчком мыши по записи проводки можно открыть форму документа или операции, породившей данную проводку.

В принципе, бухгалтер может работать с данными бухгалтерского учета, используя журнал хозяйственных операций, корректируя те или иные проводки путем вызова форм документов и операций. Однако, в активно работающем предприятии в течение любого отчетного периода будет записываться столь большое количество проводок, что подобный метод работы с бухгалтерскими данными станет окажется совершенно нерентабельным.

Стандартные отчеты

Удобными средствами работы с данными бухгалтерского учета являются стандартные отчеты.

Конфигурация содержит следующие стандартные отчеты:

главная книга,
оборотно-сальдовая ведомость,
журнал-ордер,
карточка счета,
анализ счета.

В первую очередь стандартные отчеты предназначены для бухгалтеров предприятия. Отчеты представляют информацию, содержащуюся в журнале хозяйственных операций, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.

Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде.

Каждый отчет может быть настроен: пользователь можно указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых задан признак ведения количественного учета), валютных сумм (по счетам, для которых задан признак валютного учета) или, наоборот, отключить вывод лишних подробностей.

Главная книга — это отчет общего характера, который отображает движение по счетам обычно за год, группируя это движение по месяцам. Отчет представлен ввиде дерева счетов и таблицы суммового движения по каждому счету. Каждая строка таблицы - это один месяц, по колонкам идет информация о сальдо и оборотах за этот месяц, также может идти расшифровка этого движения по корреспондирующим счетам.

Оборотно-сальдовая ведомость — это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике . Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров. Оборотно сальдовая ведомость может быть построенна так же в расширенном виде, когда для каждого счета будут указаны корреспондирующие счета.

Журнал - ордер — это отчет общего характера, который содержит табличное представление суммового и количественного движения по счету или набору счетов, сгруппированного по указаннам признакам. Отчет может быть сгруппирован по временным характеристикам (год, квартал, месяц, дата) и по аналитическим характеристикам (субсчет, валюта, аналитика). Как отчет может отражать, как суммарный оборот по выбранной групперовке так и с расшифровкой по корреспондирующим счетам.

Размер отчета может получиться столь большим, что он не поместится полностью на экране компьютера. При этом просматривать на экране компьютера его придется только по отдельным фрагментам, перемещая их с помощью линеек прокрутки формы отчета.

Карточка счета является наиболее детальным стандартным отчетом. Отчет рассчитывается для предварительно выбранного счета (или набора счетов) и представляет собой таблицу, в каждой строке которого отображена информация об одной проводке в которой задействован выбранный счет. В конце строки показан остаток, который получился на счете после регистрации проводки в информационной базе. Информация может отфильтрована по указанным объектам аналитики.

Механизм расшифровки

В текущей бухгалтерской работе удобно использовать механизмом расшифровки. Механизм расшифровки запускается двойным щелчком мыши.

Так, в процессе подведения итогов отчетного периода бухгалтер может сформировать оборотно-сальдовую ведомость — отчет общего характера. В данном отчете его может заинтересовать происхождение оборотов какого-либо счета. Для получения более детальной информации он может сформировать соответствующую карточку счета, дважды щелкнув мишью по нужной строке оборотно-сальдовой ведомости — в результате на экране компьютера откроется карточка счета поверх оборотно-сальдовой ведомости. Если теперь бухгалтера заинтересует происхождение конкретной проводки, то поверх выведенных уже выведенных отчетов он может вывести экранную форму документа, породившего проводку или перейти на эту проводку в журнале хозяйственных операций.

Для изменения данных бухгалтерского учета нужно исправлять первоисточники — документы и операции, порождающие проводки. После этого бухгалтер может переформировать стандартные отчеты.